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Prozesse digitalisieren mit dem Dokumentenmanagementsystem von DocuWare

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Immer den kompletten Zugriff auf alle Dokumente mit DocuWare

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare ist Ihr digitaler Schreibtisch zum Ablegen, Finden und Bearbeiten von Dokumenten.

Aus dem Home-Office, im Büro oder von unterwegs: Sie können jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen. Das ermöglicht kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Zeit für Produktivität, da Geschäftsprozesse intuitiver gesteuert werden können. Effiziente Auswertungen ermöglichen außerdem eine deutliche Prozessoptimierung.

5 Gründe warum unsere Kunden das DMS einsetzen:

1.    Ortsunabhängige Arbeitsfähigkeit aller Mitarbeiter
2.    Effizientere Workflows schaffen
3.    Kosten sparen durch enorme Zeitersparnis
4.    Unternehmerische Risiken minimieren durch Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen
5.    Mehr Transparenz

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über 45 

qualifizierte Mitarbeiter

20 

Jahre Erfahrung

 100 %

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Verabschieden Sie sich vom Papier: Die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements

Profitieren Sie von der einfachen Bedienung des Dokumentenmanagement Systems. Es unterscheidet sich in den Abläufen kaum vom papiergebundenen Ablauf - allerdings ist es deutlich schneller und von überall aus nutzbar. Dadurch liefert es zahlreiche Vorteile:

  • Kostensenkung dank reduzierter Papierkosten, die Freigabe großflächiger Lagerbereiche durch den Wegfall sperriger Aktenschränke sowie Zeitersparnis durch schnelleres Finden von Dokumenten im digitalen Archiv
  • Hohe Sicherheit durch Verschlüsselungen, Virenschutz, Datensouveränität, Indexierung, Archivierung, individuell konfigurierbare Standards und Regeln, frei konfigurierbare Zugriffsrechte zu bestimmten Dokumenten und Daten für spezifische Personen uvm.
  • Reduktion der Durchlaufzeit täglich anfallender Prozesse
  • Beschleunigte Bearbeitungsmöglichkeiten, wodurch Raum für innovative Aufgaben bleibt, die zur Umsatz- und Gewinnsteigerung beitragen
  • Schnelle Implementierung in nur wenigen Tagen
  • Individuelle Workflows, um die Produktivität anzukurbeln
  • Garantierte Einhaltung der DSGVO und GoDB-Richtlinien

Mobiles Arbeiten von überall: mit digitalem Dokumentenmanagement

Ein moderner Arbeitsplatz ist digital und ermöglicht mobiles Arbeiten von überall. Der digitale Arbeitsplatz bietet durch digitale Plattformen maximale Flexibilität und Agilität innerhalb des Unternehmens.

DocuWare ist eine solche Plattform. Das DMS ist Cloud-basiert, funktioniert in jedem Browser und kann sowohl an gemeinsamen als auch an räumlich getrennten Standorten angewendet werden. Durch die Kombination von Cloud-Lösung mit Mobile-App haben Unternehmensvertreter auch auf Geschäftsreisen Zugriff auf alle Workflows.

  • Dokumente sind überall verfügbar, Sicherheit & Compliance sind gewahrt
  • Mobile Anwender haben Zugriff auf alle notwendigen Daten
  • Mehrere Mitarbeiter können parallel auf das gleiche Dokument zugreifen
  • Für mobile Geräte geeignet, cloudbasiert und integrierbar
  • Mobiler und je nach Berechtigung individueller Zugriff auf digitale Dokumente

 

DocuWare: Die Vorteile für Buchhaltung und Finanzen

Mit Dokumentenmanagement laufen Prozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ab, außerdem werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen beschleunigt.

Sie können Belege automatisch erfassen, Compliance-Anforderungen erfüllen und Wissen sowie Prozesse aus Dokumenten in einem Programm sichern, das Sie direkt in Ihr ERP-System einbinden können.

  • Kreditorenbuchhaltung: DocuWare erfasst elektronische und papierbasierte Rechnungen und gleicht sie automatisch mit Bestellungen ab. Dadurch werden Fehler reduziert, die Rechnungsabwicklung vereinfacht, Genehmigungsprozesse optimiert und manuelle Eingaben eliminiert.
  • Debitorenbuchhaltung: Das optimale Forderungsmanagement für gute Kundenbeziehungen. Stellen Sie Rechnungen schneller stellen, beantworten Sie Kundenanfragen unmittelbar und vereinfachen Sie die Nachvollziehbarkeit individueller Ziele und Rabatte.
  • Finanzprüfungen: vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Buchungsbelege, damit verbundene E-Mails, Geschäftsbriefe und Verträge lassen sich umgehend abrufen und vorlegen. Sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung auf Audits und haben Sie die Gewissheit, dass die übermittelten Dokumente fehlerfrei und vollständig sind.

 

Dokumentenmanagement Software im Personalwesen

Nutzen Sie DocuWare zum Organisieren, Sichern und Bündeln von Mitarbeiterunterlagen in einem zentralen Archiv. Das Dokumentenmanagementsystem hat die vorkonfigurierte Lösung, um HR-Dokumente in einem zentralen Archiv zu digitalisieren, organisieren und bündeln.

Vertrauliche Daten sind dank individuellen Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung gut geschützt, Routineaufgaben wie Dateneingaben, die Suche nach Dokumenten oder das wiederholte Senden von E-Mails an nicht reagierende Kollegen können automatisiert werden.

  • Recruiting: Stellenausschreibungen schnell und einfach erstellen und eingehende Bewerbungen auf einfache Art und Weise verwalten
  • Talentpool: Einfaches Bauen eines zentralen Dokumenten-Pools mit den Unterlagen qualifizierter Bewerber für aktuell und zukünftig zu besetzende Stellen.
  • Mitarbeiterbeurteilungen: Leistungen einzelner Mitarbeiter überwachen, um frühzeitig Feedback geben zu können.
  • Gesetzliche Bestimmungen: Vertrauliche Daten mit Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien schützen, um gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO zu erfüllen.
  • Verwaltung der Zertifikate aller Mitarbeiter. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen erinnern rechtzeitig an Ablauffristen.

Rechnungsverarbeitung mit einem DMS System

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und jederzeit abzurufen. Entfernen Sie alle manuellen Schritte für produktive Abläufe und schnelle Zahlungen.

  • Manuelle Eingaben, Zeit und Platz sparen
  • Prüfung von Pflichtangaben und Bestellbezug beschleunigen
  • Rechnungen direkt bezahlen, um Skonti zu ziehen und unnötige Mahngebühren zu vermeiden
  • Audit-Vorbereitungen durch rechtskonforme und lückenlos abrufbare Unterlagen vereinfachen

 

Vertrieb effizienter gestalten mit DocuWare

Höchste Effizienz, um die Verkaufsgeschwindigkeit zu maximieren und Angebote, Verträge und weitere Vertriebsunterlagen zu teilen, bearbeiten und zu archivieren. Handelsvertreter haben auch vom Kundengelände aus Zugriff auf Kundendatensätze und Marketingmaterial, um Angebote, Verträge und Spesenabrechnungen überall zu verwalten und jederzeit einzureichen.

Interne Vertriebsmitarbeiter sind schneller im Angebotserstellungsprozess, da sie einen besseren Zugriff auf Marketing- und Produktmaterialien sowie jederzeit einen Überblick über den Vertrags- und Rechnungsstatus haben.

  • Sofortiger Zugriff auf archivierte E-Mails, Angebote, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Verträge und Präsentationen von jedem Gerät aus.
  • Verwaltung verschiedener Vertragsversionen, inklusive Erinnerungen an Erneuerungen und Verlängerungen.
  • Integration von DocuWare in beliebige E-Mail-Clients ermöglicht das Speichern und Durchsuchen von Nachrichten und Anhängen.

 

DocuWare: Die Vorteile für Buchhaltung und Finanzen

Mit Dokumentenmanagement laufen Prozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ab, außerdem werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen beschleunigt.

Sie können Belege automatisch erfassen, Compliance-Anforderungen erfüllen und Wissen sowie Prozesse aus Dokumenten in einem Programm sichern, das Sie direkt in Ihr ERP-System einbinden können.

  • Kreditorenbuchhaltung: DocuWare erfasst elektronische und papierbasierte Rechnungen und gleicht sie automatisch mit Bestellungen ab. Dadurch werden Fehler reduziert, die Rechnungsabwicklung vereinfacht, Genehmigungsprozesse optimiert und manuelle Eingaben eliminiert.
  • Debitorenbuchhaltung: Das optimale Forderungsmanagement für gute Kundenbeziehungen. Stellen Sie Rechnungen schneller stellen, beantworten Sie Kundenanfragen unmittelbar und vereinfachen Sie die Nachvollziehbarkeit individueller Ziele und Rabatte.
  • Finanzprüfungen: vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Buchungsbelege, damit verbundene E-Mails, Geschäftsbriefe und Verträge lassen sich umgehend abrufen und vorlegen. Sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung auf Audits und haben Sie die Gewissheit, dass die übermittelten Dokumente fehlerfrei und vollständig sind.

 

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Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und jederzeit abzurufen. Entfernen Sie alle manuellen Schritte für produktive Abläufe und schnelle Zahlungen.

  • Manuelle Eingaben, Zeit und Platz sparen
  • Prüfung von Pflichtangaben und Bestellbezug beschleunigen
  • Rechnungen direkt bezahlen, um Skonti zu ziehen und unnötige Mahngebühren zu vermeiden
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Vertrauliche Daten sind dank individuellen Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung gut geschützt, Routineaufgaben wie Dateneingaben, die Suche nach Dokumenten oder das wiederholte Senden von E-Mails an nicht reagierende Kollegen können automatisiert werden.

  • Recruiting: Stellenausschreibungen schnell und einfach erstellen und eingehende Bewerbungen auf einfache Art und Weise verwalten
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Interne Vertriebsmitarbeiter sind schneller im Angebotserstellungsprozess, da sie einen besseren Zugriff auf Marketing- und Produktmaterialien sowie jederzeit einen Überblick über den Vertrags- und Rechnungsstatus haben.

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  • Verwaltung verschiedener Vertragsversionen, inklusive Erinnerungen an Erneuerungen und Verlängerungen.
  • Integration von DocuWare in beliebige E-Mail-Clients ermöglicht das Speichern und Durchsuchen von Nachrichten und Anhängen.

 

Becker Gruppe

Sage 100 & DocuWare im Einsatz.

Unternehmensgruppe Rettel

Weniger Papierflut bei der Unternehmensgruppe Rettel.

JM Bauunternehmen

Effizientere Arbeitsabläufe dank DocuWare.

CER GmbH

DocuWare und Sage 100 bei der CER GmbH.

Horst Walle Dreherei und Maschinenbau GmbH

DocuWare: Erleichterung von Anfang an.

Ha-Ra GmbH

ERP, MDE, BDE und DMS vereint bei der Ha-Ra GmbH.

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Dokumentenmanagement der nächsten Generation

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Leitfaden: In 5 Schritten zum digitalen Dokumenten-Management

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In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein.

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