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Das Dokumentenmanagementsystem für effektive Verwaltung: DocuWare
Mehr Zeit fürs Wesentliche - Unser DMS übernimmt die Dokumentenverwaltung und steigert die Effizienz von Arbeitsabläufen.
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Einfach. Effizient. DMS-Software DocuWare revolutioniert Dokumentenverwaltung
Profitieren Sie von der einfachen Bedienung des Dokumentenmanagementsystes DocuWare. Von überall aus nutzbar und in den Abläufen deutlich schneller als die Arbeit mit Papier. IAS Software implementiert Ihnen die Dokumentenmanagement Software in nur wenigen Tagen.
Für viele Unternehmen stellt die Dokumentenverwaltung eine echte Herausforderung dar. Zu viel Zeit wird mit Papierkram und dem Suchen nach wichtigen Informationen in chaotischen Abläufen verschwendet.
Das ist nicht nur frustrierend, sondern hindert effizientes Arbeiten. Noch komplizierter wird es bei Themen wie Datenschutz und Sicherheit. Den Papierkram loszuwerden und dennoch den Überblick zu behalten. Hier hilft DocuWare
Verabschieden Sie sich vom Papier: Die Vorteile von DocuWare
- Kosten- und Zeitersparnis:
Wegfall von Papier, keine Ordner mehr zum Steuerberater bringen, Kostensenkung dank reduzierter Papierkosten, Zeitersparnis durch schnelleres Finden im digitalen Archiv, effizienteres Arbeit
- Effizienzsteigerung:
80% Effizienssteigerung im Rechnungseingangsprozess (Kreditorenbuchhaltung), Reduktion der Durchlaufzeit täglicher Prozesse, Freigabe großflächiger Lagerbereiche durch Wegfall sperriger Aktenschränke
- Bessere Zusammenarbeit:
Einfacherer Austausch von Dokumenten und ortsunabhängige Zusammenarbeit aller Mitarbeiter, individuelle Workflows, um die Produktivität anzukurbeln
- Skalierbarkeit und Flexibilität:
Mit Unternehmenswachstum skalieren und anpassen, beschleunigte Bearbeitungsmöglichkeiten geben Raum für innovative Aufgaben (z.B Umsatz- und Gewinnsteigerung)
- Verbesserte Sicherheit:
Hohe Sicherheit durch Verschlüsselungen, Virenschutz, Datensouveränität, Indexierung, Archivierung, individuell konfigurierbare Standards und Regeln, frei konfigurierbare Zugriffsrechte
- Unternehmerische Risiken minimieren:
Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Revisionssicherheit, garantierte Einhaltung der DSGVO und GoDB-Richtlinien
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Mobiles Arbeiten von überall: DocuWare macht es möglich
Ein moderner Arbeitsplatz ist digital und ermöglicht mobiles Arbeiten von überall. Dank digitalen Plattformen maximale Flexibilität und Agilität innerhalb des Unternehmens.
DocuWare ist eine solche Plattform. Das DMS ist Cloud-basiert, funktioniert in jedem Browser und kann sowohl an gemeinsamen als auch an räumlich getrennten Standorten angewendet werden. Durch die Kombination von Cloud-Lösung mit Mobile-App haben Unternehmensvertreter auch auf Geschäftsreisen Zugriff auf alle Workflows.
- Dokumente sind überall verfügbar, Sicherheit & Compliance sind gewahrt
- Mobile Anwender der DocuWare Software haben Zugriff auf alle notwendigen Daten
- Mehrere Mitarbeiter können parallel auf das gleiche Dokument zugreifen
- Für mobile Geräte geeignet, cloudbasiert und integrierbar
- Mobiler und je nach Berechtigung individueller Zugriff auf digitale Dokumente
Das Dokumentenmanagement DocuWare für Buchhaltung und Finanzen
Mit DMS werden Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungsprozesse sicher und fehlerfrei. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden beschleunigt. Automatisierte Belegerfassung, Compliance-Erfüllung, sichere Wissens- und Prozesssicherung direkt im ERP-System.
- Kreditorenbuchhaltung: Elektronische und papierbasierte Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen abgeglichen, Fehler reduziert, Rechnungsabwicklung vereinfacht, Genehmigungsprozesse optimiert, manuelle Eingaben eliminiert.
- Debitorenbuchhaltung: Forderungsmanagement für gute Kundenbeziehungen. Schnellere Rechnungsstellung, sofortige Kundenanfragenbeantwortung, vereinfachte Nachvollziehbarkeit individueller Ziele und Rabatte.
- Finanzprüfungen: Vollständige, ordnungsgemäße Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Abruf und Vorlage von Buchungsbelegen, E-Mails, Geschäftsbriefen und Verträgen. Zeitersparnis bei Auditvorbereitung, Gewissheit über fehlerfreie und vollständige Dokumente.
Dokumentenmanagement mit DocuWare im Personalwesen
Vertrauliche Daten sind durch individuelle Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung sicher geschützt. Automatisierung von Routineaufgaben wie Dateneingaben, Dokumentensuche und E-Mail-Kommunikation mit Kollegen.
- Recruiting: Schnelle Erstellung von Stellenausschreibungen und effiziente Verwaltung eingehender Bewerbungen.
- Talentpool: Aufbau eines zentralen Pools mit Dokumenten qualifizierter Bewerber für aktuelle und künftige Stellen.
- Mitarbeiterbeurteilungen: Überwachung der Leistungen einzelner Mitarbeiter für frühzeitiges Feedback.
- Gesetzliche Bestimmungen: Schutz vertraulicher Daten durch Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsroutinen, Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie DSGVO.
- Zertifikatsverwaltung: Automatische E-Mail-Benachrichtigungen zur rechtzeitigen Erinnerung an Ablauffristen aller Mitarbeiterzertifikate.
DocuWare Software: Dokumentenmanagement für einen effizienten Vertrieb
Höchste Effizienz, um die Verkaufsgeschwindigkeit zu maximieren und Angebote, Verträge und weitere Vertriebsunterlagen zu teilen, bearbeiten und zu archivieren. Handelsvertreter haben auch vom Kundengelände aus Zugriff auf Kundendatensätze und Marketingmaterial, um Angebote, Verträge und Spesenabrechnungen überall zu verwalten und jederzeit einzureichen.
Interne Vertriebsmitarbeiter sind schneller im Angebotserstellungsprozess, da sie einen besseren Zugriff auf Marketing- und Produktmaterialien sowie jederzeit einen Überblick über den Vertrags- und Rechnungsstatus haben.
- Durch DocuWare haben Sie sofortigen Zugriff auf archivierte E-Mails, Angebote, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Verträge und Präsentationen von jedem Gerät aus.
- Verwaltung verschiedener Vertragsversionen, inklusive Erinnerungen an Erneuerungen und Verlängerungen.
- Integration von DocuWare in beliebige E-Mail-Clients ermöglicht das Speichern und Durchsuchen von Nachrichten und Anhängen.
Digitalisieren Sie Ihr Büro!
Jetzt kostenloses Infomaterial anfragenBECKER:GRUPPE
Sage 100 und DocuWare im Einsatz.
Unternehmensgruppe Rettel
Weniger Papierflut bei der Unternehmensgruppe Rettel.
JM Gruppe
Effizientere Arbeitsabläufe dank DocuWare.
CER GmbH
DocuWare und Sage 100 bei der CER GmbH.
Horst Walle Dreherei und Maschinenbau GmbH
DocuWare: Erleichterung von Anfang an.
Ha-Ra GmbH
ERP, MDE, BDE und DMS vereint bei der Ha-Ra GmbH.
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FAQ - Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Einführung von DocuWare?
Die Einführung von DocuWare ist in der Regel innerhalb weniger Wochen möglich, abhängig von Projektumfang, Unternehmensgröße und Integrationsanforderungen. Standardlösungen, z. B. für digitale Rechnungsverarbeitung, lassen sich besonders schnell implementieren. Durch strukturierte Projektplanung, Systemkonfiguration und Anwenderschulungen wird eine reibungslose DMS-Einführung sichergestellt, sodass Unternehmen zeitnah von automatisierten Dokumentenprozessen profitieren.
Warum ist DocuWare effizienter als traditionelle Papierdokumentation?
DocuWare ist effizienter als traditionelle Papierdokumentation, weil es die digitale Archivierung und schnelle Suche von Dokumenten ermöglicht, was Zeit und Kosten spart. Es reduziert physische Lageranforderungen und erleichtert den Zugriff auf Dokumente von überall, was die Zusammenarbeit verbessert. Zudem bietet DocuWare automatisierte Workflows, die manuelle Eingaben und Fehler minimieren, wodurch Geschäftsprozesse beschleunigt werden.
Welche Vorteile bietet DocuWare für die Buchhaltung und Finanzen?
DocuWare optimiert die Buchhaltung und Finanzen durch automatisierte Rechnungsverarbeitung und Abgleich mit Bestellungen, was Fehler reduziert und die Effizienz steigert. Es ermöglicht eine sichere und schnelle Archivierung aller Finanzdokumente, erleichtert Compliance-Erfüllung und spart Zeit bei der Auditvorbereitung. Zudem verbessert es das Forderungsmanagement, beschleunigt die Rechnungsstellung und unterstützt die sofortige Beantwortung von Kundenanfragen.
Was kostet DocuWare und wie setzt sich der Preis zusammen?
Die Kosten für DocuWare variieren je nach Bereitstellungsmodell (Cloud oder On-Premises), Nutzeranzahl, Funktionsumfang und Integrationsanforderungen. In der Cloud erfolgt die Abrechnung meist als monatliche Lizenz pro User, während On-Premises einmalige Lizenz- und Betriebskosten umfasst. Zusätzliche Faktoren wie Workflow-Automatisierung, Schnittstellen oder Archivvolumen beeinflussen den Gesamtpreis. Eine individuelle Beratung ermöglicht eine passgenaue Kostenkalkulation für das jeweilige DMS-Projekt.
Ist DocuWare GoBD- und DSGVO-konform?
Ja, DocuWare ist GoBD- und DSGVO-konform einsetzbar. Das Dokumentenmanagementsystem erfüllt alle Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung, wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und vollständige Protokollierung. Zudem sorgen rollenbasierte Zugriffsrechte, Verschlüsselung und definierbare Aufbewahrungs- sowie Löschfristen für Datenschutz nach DSGVO. Unternehmen können mit DocuWare steuerrelevante und personenbezogene Dokumente somit rechtssicher digital archivieren und verwalten.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um auf DocuWare umzusteigen?
Der beste Zeitpunkt, um auf DocuWare umzusteigen, ist, wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, mit der Menge an Papierdokumenten umzugehen und die Effizienz leidet. Auch bei wachsendem Datenvolumen und zunehmenden Anforderungen an Datensicherheit und Compliance kann DocuWare einen entscheidenden Vorteil bieten. Ein weiterer günstiger Zeitpunkt ist, wenn eine Digitalisierungsoffensive geplant ist, um den Arbeitsfluss zu modernisieren und mobiler zu gestalten.
Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung mit DocuWare?
DocuWare ermöglicht eine revisionssichere Archivierung, indem Dokumente unveränderbar gespeichert und alle Änderungen lückenlos protokolliert werden. Nach der Ablage werden Dateien versioniert, mit Zeitstempel versehen und vor nachträglicher Manipulation geschützt. Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen sowie Löschregeln lassen sich regelbasiert steuern. Dadurch erfüllt DocuWare gesetzliche Anforderungen wie GoBD, HGB und DSGVO und gewährleistet eine rechtssichere, auditfähige Dokumentenarchivierung.
Wie lange dauert die Einführung von DocuWare?
Die Einführung von DocuWare ist in der Regel innerhalb weniger Wochen möglich, abhängig von Projektumfang, Unternehmensgröße und Integrationsanforderungen. Standardlösungen, z. B. für digitale Rechnungsverarbeitung, lassen sich besonders schnell implementieren. Durch strukturierte Projektplanung, Systemkonfiguration und Anwenderschulungen wird eine reibungslose DMS-Einführung sichergestellt, sodass Unternehmen zeitnah von automatisierten Dokumentenprozessen profitieren.
Ist DocuWare GoBD- und DSGVO-konform?
Ja, DocuWare ist GoBD- und DSGVO-konform einsetzbar. Das Dokumentenmanagementsystem erfüllt alle Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung, wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und vollständige Protokollierung. Zudem sorgen rollenbasierte Zugriffsrechte, Verschlüsselung und definierbare Aufbewahrungs- sowie Löschfristen für Datenschutz nach DSGVO. Unternehmen können mit DocuWare steuerrelevante und personenbezogene Dokumente somit rechtssicher digital archivieren und verwalten.
Warum ist DocuWare effizienter als traditionelle Papierdokumentation?
DocuWare ist effizienter als traditionelle Papierdokumentation, weil es die digitale Archivierung und schnelle Suche von Dokumenten ermöglicht, was Zeit und Kosten spart. Es reduziert physische Lageranforderungen und erleichtert den Zugriff auf Dokumente von überall, was die Zusammenarbeit verbessert. Zudem bietet DocuWare automatisierte Workflows, die manuelle Eingaben und Fehler minimieren, wodurch Geschäftsprozesse beschleunigt werden.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um auf DocuWare umzusteigen?
Der beste Zeitpunkt, um auf DocuWare umzusteigen, ist, wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, mit der Menge an Papierdokumenten umzugehen und die Effizienz leidet. Auch bei wachsendem Datenvolumen und zunehmenden Anforderungen an Datensicherheit und Compliance kann DocuWare einen entscheidenden Vorteil bieten. Ein weiterer günstiger Zeitpunkt ist, wenn eine Digitalisierungsoffensive geplant ist, um den Arbeitsfluss zu modernisieren und mobiler zu gestalten.
Welche Vorteile bietet DocuWare für die Buchhaltung und Finanzen?
DocuWare optimiert die Buchhaltung und Finanzen durch automatisierte Rechnungsverarbeitung und Abgleich mit Bestellungen, was Fehler reduziert und die Effizienz steigert. Es ermöglicht eine sichere und schnelle Archivierung aller Finanzdokumente, erleichtert Compliance-Erfüllung und spart Zeit bei der Auditvorbereitung. Zudem verbessert es das Forderungsmanagement, beschleunigt die Rechnungsstellung und unterstützt die sofortige Beantwortung von Kundenanfragen.
Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung mit DocuWare?
DocuWare ermöglicht eine revisionssichere Archivierung, indem Dokumente unveränderbar gespeichert und alle Änderungen lückenlos protokolliert werden. Nach der Ablage werden Dateien versioniert, mit Zeitstempel versehen und vor nachträglicher Manipulation geschützt. Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen sowie Löschregeln lassen sich regelbasiert steuern. Dadurch erfüllt DocuWare gesetzliche Anforderungen wie GoBD, HGB und DSGVO und gewährleistet eine rechtssichere, auditfähige Dokumentenarchivierung.
Was kostet DocuWare und wie setzt sich der Preis zusammen?
Die Kosten für DocuWare variieren je nach Bereitstellungsmodell (Cloud oder On-Premises), Nutzeranzahl, Funktionsumfang und Integrationsanforderungen. In der Cloud erfolgt die Abrechnung meist als monatliche Lizenz pro User, während On-Premises einmalige Lizenz- und Betriebskosten umfasst. Zusätzliche Faktoren wie Workflow-Automatisierung, Schnittstellen oder Archivvolumen beeinflussen den Gesamtpreis. Eine individuelle Beratung ermöglicht eine passgenaue Kostenkalkulation für das jeweilige DMS-Projekt.
DMS Infomaterial Anfodern
6 Wege, Ihre Rechnungsfreigabe zu automatisieren
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