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Dokumente schnell und einfach archivieren mit DocuWare

Welche Vorteile bringt die Dokumentenarchivierung mit einem Dokumentenmanagement-System? Hier finden Sie die Antworten.

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Dokumente schnell und einfach archivieren mit DocuWare

Stressfreie Dokumentenarchivierung

mit DocuWare

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, in Ihrem Archiv nach dem Dokument zu suchen, das Sie jetzt im Moment brauchen? Und wie viel Bedenken haben Sie vor möglichen Datenverlusten? In einem physischen Archiv lässt sich nur schwer überprüfen, ob auch wirklich alle Daten verfügbar sind.

Der Verlust von Dokumenten kann weitreichende Folgen nach sich ziehen: Komplette Prozesse im Personal- und Finanzwesen oder auch im Vertrieb können zum Erliegen kommen. Und auch bei Rechtsstreitigkeiten und Prüfungen sollten Sie besser schnell und zuverlässig auf Ihre Dokumente zugreifen können.

Wie wäre es da, durch eine digitale Dokumentenarchivierung alle Dokumente jederzeit griffbereit zu haben? DocuWare hat die Lösung.

5 Schritte zum digitalen Dokumentenmanagementsystem

Digitalisieren Sie Ihr Büro!

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DocuWare – die Software ermöglicht:

  • Speichern und Archivieren: Gescannte Dokumente, Bilder, PDF-Dateien, E-Mails, MS Office Dateien und vieles mehr
  • Sichere Verschlüsselung: Datenübertragung mit HTTPS und einer 256-Bit-Verschlüsselung
  • Multiple Backups: Daten werden sicher gespeichert
  • Komplette Dokumenten-Nachvollziehbarkeit: Alle Dokumentenfassungen, Versionen und Anmerkungen protokolliert und Workflow-Schritte festgehalten
  • Einhaltung von gesetzlichen und Compliance-Standards: DSGVO oder HIPAA durch granulare Zugriffsrechte, eine sichere Verschlüsselung und umfassende Datenorganisation (auch in der Cloud)
  • Mehr Platz und Ruhe: Riesige Akten-Lagerräume und Archive entfallen
  • Enorme Reduktion von Kosten und Risiken: Papierdokumente behindern nicht mehr den Arbeitsablauf, Lager- wie Versandkosten entfallen
  • Zeitersparniss und besserer Überblick: Archivierte Dokumente sind schnell abrufbar

Revisionssichere Archivierung – Alle Richtlinien der GoBD mit DocuWare einhalten:

Laut den Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen Dokumente, die eine Steuerrelevanz besitzen, archiviert werden.

Auch andere sensible Daten müssen über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) revisionssicher archiviert werden. Betroffen sind dabei alle Unternehmen von Großkonzernen über KMUs bis hin zu Freiberuflern.

Mit DocuWare archivieren Sie Dokumente papier- und problemlos und halten alle Richtlinien der GoBD ein. Diese betreffen die Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Lückenlosigkeit, Richtigkeit und Rechtzeitigkeit.

5 Schlüsselelemente für eine regelkonforme Archivierung:

Eine Speicherung von Dokumenten als PDF-Datei auf einem lokalen Datenträger oder in einer Cloud reicht den Finanzbehörden nicht aus. Der Grund: Sie sind nicht manipulationssicher archiviert. Daher ist eine professionelle Archivierungssoftware ein wichtiges Tool.

Für die sichere Archivierung aller geschäftsrelevanter Dokumente sind Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie die Archivierungssoftware DocuWare ideal geeignet. Das System bietet 5 Schlüsselelemente für eine sichere Dokumentenarchivierung:

  • Verschlüsselung und Zugriffsrechte
  • Redundanz und Virenschutz
  • Datensouveränität und Datentrennung
  • Integrität und Revision
  • Aufbewahrungsmanagement

 

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